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对周报管理制度的新看法
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时间:2012-07-05 06:55:46 作者:优士优问

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标签: 职场 周报

文/Rudolf von Zeit


日本企业参谋的鼻祖-日本 昭和参谋:濑岛龙三
2007年, 濑岛龙三过世前, 应没人知道此人, 因为连网上查不到有关这人的任何信息,他在二次大战间担任日本陆海军部的参谋。濑岛龙三在战后转入商职, 将商场视为战场, 把参谋作业,实际军事行动发挥到企业的商业经营活动中,悉心将伊藤忠商事的事业本部整编的有如大日本帝国的参谋本部,统辖调查情报部,海外统括推进部……将所有企业信息集中至事业本部做为判断依据,做为行动标准,如有绩效,功劳属执行单位,而责任则归属参谋本部,从此伊藤忠商事一飞冲天。

我第一次得知此人是在 1987年的台湾。日本文摘出版的图书 "现代帝王学" 中介绍,其内容引自 台湾统领杂志 1986年 6月号。 台湾企业在管理与内控上, 实际上许多出自此人的手法,而后再融入戴明 (日本质量管理之父 Deming), 近代则再融入欧美的新式管理手法与哲学加以变化与应用。 所以迄今已有许多人不知其然也不知其所以然, 因此我在此段特别提出他的贡献。

日报/ 周报/ 月报/ 半年报/ 年报的用途, 在于预测未来动向,
如果大家已经看到了濑岛龙三参谋的身份,就能明白……日报/ 周报/ 月报/ 半年报/ 年报的用途, 在于预测 "未来" 动向, 而绝不是在于查核与检讨与管理 "过去" 已发生的事件, 能够明了这一点, 相信许多人都能明白许多企业的应用是错误的, 就连各位在网上所查核到有关日报/ 周报……等的用途与定义也会发现, 都是用来稽核已发生的事件与预测扯不上关系, 当然我们也不能肯定的说那些公司就一定是错的, 因为企业本来就可以 "定义" 报表的 “用途”。

这些报表的用途, 是让医生判断这个人 (企业部门) 会不会生病?或如何优化可以让系统 (企业部门) 能更精准的发挥效用, 而许多企业是将这些报表用来做,决定病人需不需要开刀的依据,从用法上我相信大家就可以看出不同的用法在不同的企业会产生怎样的结果了, 因此就不再赘述。

报表的格式至关重要
预测与稽核是两种不同目的,因此在报表上展现的格式与内容至关重要,当然报表的格式错误,那就像拿名刀做菜刀一样, 对企业来说管理或稽核已发生的事件或问题是没意义的, 因为那些应该早在当天就要能解决甚至具有对策,不论何者对事件或问题本身来说都已告一段落, 如果是要报告事件的追踪结果与后续解决状态,其实都不需要用到周报来报告, 最多是列为说明即可。

报表的用法至关重要
报表目前大约有文字型与计算机直接输入, 但是就算是文字型的其实后续也有专门人员负责将其输入计算机中的, 如果明白了这一点, 那么我直接以台湾某公司为例做说明, 当然由于这是该企业的企业竞争力, 因此不会提出企业名称。 这例子是许多公司做不到目前应用上的极致, 我见过的许多公司若能应用也仅不过是“个别” 的切出某些 “点"”而已。

实时战略分析系统
首先我要说明的是, 该企业有几万人在工作, 如果你是企业主管人员, 如果想看看你管辖的单位, 绕一、 二圈的话, 大概一个上午或一个下午就过了, 而实时战略分析系统在这部份却能补足其不足, 因为你可以在该系统上见到目前所有的作业状态/ 进度/ 分析结果/ 预计完成时间……这些是由随时在变化的数字统合后, 随时更新的数字, 任何一个地方有问题, 随时会发出警告, 甚至主管人员一切换镜头马上可以见到现场的状况并立即下达指令或改善措施。 如果你已看到我写的这一段就能了解,实际上日报/ 周报/ 月报/ 半年报/ 年报都已是多余的了, 因为你要的任何信息与时间都可以由系统立即分析打印, 并不需要提报人或当事人特别撰写书面文件或 E-mail, 因为当你正看到时老板可能电话已经过来了, 或人正在现场, 所以老板在世界各国甚至任何一个机场, 随时都能查核公司现场实时情况与作业进度和预估。 这种系统很多人应没见过, 若被划归在 ERP 之下也是情有可原 (Enterprise Resource Planning即企业资源规划。 它带领整个企业运作计算机化、 自动化, 协助规划企业运用各样资源的最优策略) 这种系统不仅可用在生产制造, 甚至也可以应用在许多行业, 但前题是管理者懂得制定格式与规格, 会制定的人, 它就成了一个 "预测系统" 甚至是 “不带任何感情的决策系统”, 不会用的人就会将其用成管理与稽核系统, 所以不管是用计算机或纸张, 其实只要格式定错了, 它的功用与效能就完全不一样了, 在此特别表达的是这一点。

周报的用途与应用手法
周报有分图表与说明, 文字说明是用来展现过去一周已发生的事件与处理和追踪结果, 说明文字大概一眼掠过就可以了, 因为那都是已知的事, 之所以记载是为了存檔而不是讨论, 重要的是在图表, 图表所展现的结果通常并不会出现在文字, 这是为了企业保密与避免数据流出对企业造成无法预估的影响, 因此图表所展现的预测结果, 将会责成各事业部或单位主管自行在会议上口头说明与报告。 此时提出的是未来可能发生的事件与解决方法, 而各部会主管之所以同时列席与报告的原因在于告知相关的各部会主管未来可能有 ABC 问题, 责任单位所提出的问题与解决方法, 其它相关部会主管有无异议或更好的解决方法, 所以会议的内容与结果, 不会出现在周报与会议记录中, 就连会议记录最多也仅能见到标题而已。 这就是周报的用法。 因此就算有人故意流出也不会对企业造成任何影响。


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