建立一个利用率高的共享网站
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时间:2010-05-19 16:35:53 作者:Wayne Turmel

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我们当中的很多人听到“社交网站”或“内部网”或“知识门户网站”(Buzzword网站是两者的集大成者),都有点目光呆滞不知所云。暂时抛开那些专业术语吧。您是否希望给远程团队的成员们建立一个网站,来让大家进行信息共享,而不要每天都把你的信箱给挤爆?你是否希望在开会的时候不必再次发一份演讲稿,只因为有个同事没有拿到最新的版本?你是否希望即使队员们不在一起工作,但是仍旧有机会可以互相了解认识?共享网站可以满足你的这些愿望。

无论你现在是否在使用像是微软的SharePoint那种企业内部通讯工具(您的IT开发人员会非常喜欢你,因为他们已经在这上面投资了,而现在终于有人真的要使用他们的产品了)或者像Ning那样的免费工具(你的非技术员工们会非常喜欢你,因为这种软件非常傻瓜便于操作),以下我将介绍五个很好的共享站点,它将满足你的愿望,而且最重要的是人们确实会真的实际使用这些站点:

1、展现个人。图片、个人信息文档、甚至是简短的YouTube视频是团队成员互相了解非常好的方式。如果你知道一个身在班加罗尔的工程师是一个真人,而不只是网络视频会议上的一个名字,那么你就很难对着他大喊大叫。个人信息文档应当包括自愿公开的信息,比如他们住在哪个城市,他们是否已经有家庭,他们的狗叫什么名字,他们的兴趣爱好是什么。如果两人有共同的爱好,那么,就算是技术部和销售部的两个人,也能够跨越障碍互相了解。(强调一下,这个要求有点高)

2、和电子邮件相关联。任何一个人只要建立了Facebook,关闭页面一会儿之后就会知道,这个工作最麻烦的地方在于,你必须不停的刷新页面才能知道有什么新的回复或者信息。在工作中,没有人会使用一种非常麻烦的工具。通过使用过滤器和清单,新的信息和请求将会被发送到他们的电子邮件里去,这样他们就可以做一个快速的阅读,看看是否需要作出回应。

3、使之成为你的版本控制工具。你想要拿到人力资源部的那份最新版本的PowerPoint?只要你拿到这个最新版本,你就可以将它张贴到你的网站上,而不是通过电子邮件发送给大家。这样一周之后你收到的邮件数目将会大大减少,因为如果你通过电子邮件发给他们,他们会忘掉把文件保存在哪里了。

4、记录电话会议和网络视频会议。如果有人没有赶上网络会议,他们怎么知道会议精神?现在,他们可以直接去看最原始的版本。大多数的这些网站都将发布的音频和视频作为保存文件。这也是保证有人负责的一种办法:没赶上会议不能再成为推卸自己不知道行动项目的借口,他们也不能否认自己曾经说过什么话,因为全世界都看得见当时的视频录像。

5、具有娱乐性。分享有趣的文章,对某个论题提出想法,在某个非正式的场合下彼此互相学习,这是一个了不起的方法来创建你的团队成员之间的团体关系。切忌不要过度监管。允许(甚至赞扬)讲笑话和聪明伶俐的评论意见。鼓励大家上传休闲(但不是隐私)图片,而不要发一些死板的大头证件照。如果这里给人的感觉很正式很工作化,大家就不会使用它。让你的团队自己设计完善它——他们知道自己对这个网站的需求。

使用一个好的共享门户网站可以提振团队士气、保持信息的流动性,并节约你的才智。如果你还没有使用,去找来试试看。这里有一个Ning员工工作网站将指点你有哪些可能性。如果你已经在使用这种网站,你觉得效果如何?你愿意给我们提供哪些建议呢? 

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Guest
引用   删除2010-06-05 09:44:56

我非常喜欢您的这些文章,给了我很多的启示。

我来说两句

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Wayne Turmel

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个人介绍: Wayne Turmel是Greatwebmeetings.com的总裁,也是全球最成功的播客(podcasts)网站之一——The Cranky Middle Manager Show(http://www.crankymiddlemanager.com/)的拥有者。他的书6 Weeks to a Great Webinar: Generate Leads and Tell Your Story to the World(暂定中译名:六周就成为伟大的网络讲演人:激发领导力并把你的故事告诉全世界)是亚马逊网上书店(Amazon.com)正受追捧的互联网演讲类书籍。你可以通过这个网址:http://twitter.com/greatwebmeeting,访问他的Twitter。