若说电子邮件已死,谁能替代?
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时间:2010-11-16 16:41:51 作者:Wayne Turmel

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人们痛恨电子邮件。我们总是在看电子邮件,此时也是如此(但是我对此抱怨很多)。很多人认为电子邮件是我们工作中最主要的一种恶意工具,我们最好逐步摆脱它。听起来不错,起码刚听起来的时候确实是感觉不错。

虽然我很想把Outlook扔进车库,让它与我的8轨唱机、随身听和传真机一起在角落里落满灰尘吧,这真是能让我有些满意,但用什么来替代它呢?更重要的是,我们怎么知道它的替代品不会比它更糟糕?我的意思是说,在我的想象里,唯一一样能够比我的黑莓手机更烦人的东西就是植入式芯片了,但是起码到目前为止,这种做法既没有可操作性,也是违法的。

Inder Sidhu认为不会有某一种工具能够全部取代电子邮件。他不仅是《Doing Both-How Cisco Captures Today’s Profits and Drives Tomorrow’s Growth》一文的作者,他还是思科全球运作战略规划副总裁,因此他对这个问题有着深入的思考。一点也不奇怪的是,在他的计划里,包含了很多思科的产品,例如Telepresence和WebEx,但是也包含了很多其他的工具。那种感觉似乎是真的想为你提供各种合适的工具。虽然我认为听起来有些疯狂,但是他就是这样说的:

Inder,电子邮件已经永久地改变了我们工作的方式。不过有些人(OK,是绝大部分人)都错误地使用了电子邮件,什么是你认为最大的问题呢?

电子邮件获得了很大的成功,但是它已经是一个已经失去效用的过时想法了。我们需要的是进化。在一开始,电子邮件是一种非常好的方式,让人能够同另一个人或者更多的人交换想法,大家通过阅读进行交流。但是始料未及的是,这种交流的方式却成为了一种文件管理的手段。而且,它不仅仅是服务于我们最初的沟通目标了。当我们有紧急的需要要共享一些数据或者寻求某个问题的答案,我们会选择发送短信或者即时信息。如果我们需要和更多的人沟通,我们会使用更有效的社交媒体工具,例如Facebook或者Twitter。今天,我们的沟通方式已经和过去完全不同了。

经理们和他们的团队成员在电子邮件无法解决的问题上是如何应对的呢?他们在使用哪些工具?

电子邮件在某些使用环境中非常合适,但是专业人士们不太可能只用单一的一种工具来满足自己的沟通需求。我个人使用Twitter和博客同广大的读者分享重要的观点和事件。我依赖WebEx进行即时写作和文件共享。TelePresence让我能够和全球范围内的同事保持面对面的沟通——而且不用坐飞机!这些你都无法通过电子邮件来实现。

归根结底,我们处于一个伟大创新的时代。这意味着我们可以拥抱那些对我们有用的新技术。

如果一名经理希望建立起统一的团队沟通策略,他/她应该采取哪些具体的方法和步骤呢?

首先,经理们自己应该熟悉最新的通信工具,无论是Twitter、LinkedIn还是WebEx、Ustream。现在我们面临的选择如此之多,从中找出适合自己的工具并不是一件容易的事。

然后应该了解一下你的团队现在都在使用哪些工具。我的同事认为你会感到很吃惊人们竟然在使用这样多种不同的工具盒设备。这份清单可能会显示出差距和低效的问题,但是也可能会出现一些社交网络工具和在线协作工具。可是如果胡乱地使用这些沟通工具,它们的价值就无法充分地被发挥,而安全性也无法得到充分的保障。

结果是,应该引入某种规范。所以一个好的经理必须建立起某种流程。人们需要预见性,这样他们才知道什么时候该听语音邮件,什么时候应该登陆WebEx或者其他什么展示或会议工具,什么时候该查看Twitter,当然,还有什么时候该阅读电子邮件。

这似乎比我们绝大部分人在工作上的思考要深入得多。经过深思熟虑创建一个沟通计划的代价和好处是什么呢?

使用新工具的成本是真实存在的。让我们看看显而易见的代价:需要花费时间和精力的学习曲线,摸索最佳使用方式,建立使用流程和习惯。费用方面最明显的就是基础架构费用和IT升级费用。但是在我看来,新工具的好处远远大于上述种种不便。如果你可以更有效地进行沟通,更频繁地进行内部和外部沟通,你就能够实现更高的销售额,提供更好的支持,并且能够把触角伸向更远的地方。

现在,让我们谈谈Inder说法里存在的问题吧。首先,他坚持认为人们应该仔细地为特定的工作选择合适的工具,做出明智的选择。只有喜欢煞风景的人才会指出这个让人不愉快的事实:实际上,电子邮件本身是一个非常酷的工具,只是人们广泛地错误使用了这个工具,人们自己的行为像白痴一样。其次,他花了大量的热情来描述WebEx的成功,但是他没有提及两件重要的事情:1)我读过的一份最新的分析显示这款产品至少有127个竞争对手;2)对网络和视频会议的错误使用会(而且在某些场合里已经)导致了同样的滥用趋势,正是因为人们自己的滥用,才让大家对无辜的电子邮件技术的发明者有那么多的怨言。

祈祷并预言邪恶的电子邮件怪物的灭亡是一回事。但是要搞清楚用什么工具来取代它则是一件困难得多的事情。

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Guest
引用   删除2017-04-29 10:21:26

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Wayne Turmel

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个人介绍: Wayne Turmel是Greatwebmeetings.com的总裁,也是全球最成功的播客(podcasts)网站之一——The Cranky Middle Manager Show(http://www.crankymiddlemanager.com/)的拥有者。他的书6 Weeks to a Great Webinar: Generate Leads and Tell Your Story to the World(暂定中译名:六周就成为伟大的网络讲演人:激发领导力并把你的故事告诉全世界)是亚马逊网上书店(Amazon.com)正受追捧的互联网演讲类书籍。你可以通过这个网址:http://twitter.com/greatwebmeeting,访问他的Twitter。