工作交流时选择电子邮件还是即时通讯?
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时间:2011-02-25 09:54:08 作者:Wayne Turmel

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最近发表在纽约时报上的一篇文章指出,年轻人在进行交流的时间,更喜欢使用即时通讯来代替电子邮件。由于突发性新闻英国石油公司漏油事件出现,它的传播受到了很大的影响。文章进一步指出,如果你喜欢使用电子邮件而不是雅虎通或者Yammer(企业社会化网络服务)来开展工作的话,就应该做好退休回家的准备。

实际上,该文中存在着不少问题。首先,使用即时通讯并不完全属于一种新趋势。它已经存在了不少年头。其次,也是更重要的,电子邮件和即时通讯不属于可以互相替换的工具。

让我们来审视一下研究的前提,就是所有的年轻人都这么做,如果其它人不在一切可利用的机会中使用即时通讯的话,可能就意味着他们还处在通过盒式录音带听休伊•刘易斯(20世纪80年代和90年代初期非常受欢迎的摇滚乐队)歌曲的时代。当然,年轻人的做法并不一定都是错误的(感谢上帝,休伊•刘易斯曾经也是很风靡的啊)。但这也不意味着他们总是正确的(25岁以上的四洛科(导致饮用者出现死亡的酒精与咖啡因混合而成的高能量饮料)饮用者数量也不多)。

了解工作中的年轻人不具备足够的耐心这一事实真相并不会让我们感到惊奇。我最近就刚发现自己的女儿站在微波炉前抱怨制作爆米花耗费的时间太长了。如果有一种可以快速方便并且价格非常低廉的方式可以解决问题的话,他们就会找到。这并不是一件坏事情。

但是,尽管沟通交流的时间需要关注速度方面的因素。但清晰度、精确度和沟通时的语气也都是非常重要。有些事情需要进行深思熟虑,精确分析并进行四次改写,才能在恰当的时机发送出去。所有曾经花费三天时间来撰写一份30秒就可以看完道歉信的人都明白这意味着什么。

我们是否应该用一种工具来代替另一种本身就属于错误的命题。即时通讯属于同步工具,只有双方进行实时交流和快速处理的时间才能发挥最好的效果。而电子邮件属于异步工具,它的设计原理就是发出信息,并等待回复。(对于很多发送完电子邮件就等待即时回复的人来说,这是新知识。我们都知道这是哪种人。)

在不同的环境下应该选择什么工具需要遵循下面的原则:

即时通讯适用于

通过简单答案就可以回复的简单问题。“电话会议什么时间开始”就是一条不值得通过电话通知的信息。这样的问题,在不影响当前工作目不斜视的情况下就可以轻松回复。

时间性要求非常高的交流。举例来说,当进行电话会议的时间,你希望在不打断当前发言的情况下,发给会议主持人一些信息或者向所有与会者发送文件的话,即时通讯可以轻松地完成任务。

双方已经建立了工作关系,并且对对方有了一定了解的情况。大部分的请求信息都和现有环境有关。你了解交流对象在说什么,以及他们需要相关信息的原因。双方之间已经建立了足够的信任度,并不需要进行更多的解释和要求。也就是说,属于相对简单的交易过程。

对礼节没有严格要求的场合。由于其本质所决定,即时通讯的前提是对等的网络关系。它还假定你的沟通要求不会给其它人带来不便。(在向大家发送通告之前,你没有认识到这一点,对么?)

仅限于双方交流的情况。尽管你可以选择与多名参与者同时进行交流,但现实情况是,参与的人员数量越多,耗费的时间就越多。

真正的多任务环境。如果你的工作在电话上花费了很多时间的话,相比起来,即时通讯就是一种更优秀的方式;你可以从其它人那里获取非官方消息,并且实现和让助理撰写包含电话信息的即时贴并将它们贴到门后同样的效果。许多公司就是基于此目的而选择使用它们的(这里就有一个例子)。

双方都同时开展工作的情况。对于即时通讯的使用,不言而喻的假设就是必须是即时的。这就意味着,双方都处于工作状态,对于大家来说即时回复是可以轻松完成的工作。如果你没有准备好或者不希望被打扰的话,就应该利用状态更新设置告诉其它人。如果你已经在线并且做好了准备,人们就会期望交流。

至少一方没有位于办公室中的情况。为了更有效地进行连接和使用电子邮件,就需要开放程序并连接数据。而在移动环境中,即时通讯灵活性更高,因而使用起来就更方便。“我一回到办公室就处理”经常是最佳的答复。至少,这让其他人不需要盲目等待答复的到来。

另一方面,电子邮件适用于:

  回复需要进行深入思考和分析的情况。如果问题需要进行进一步的研究,并且需要花费更多的时间来搜集数据的话,采用传统的电子邮件进行回复就是更好的选择;很多时间,一封经过深思熟虑的电子邮件的效果比大量恐慌的即时消息或者推特信息好得多。问题不会在140个字符里自动显示出来。

对文档要求非常严格的环境。我坚信电子邮件趋势分析是魔鬼的工具,与即时通讯相比,电子邮件的历史更容易跟踪。电子邮件保存和归类都很方便。它也为使用者对过去的对应关系进行验证提供了一种易于访问的方式。由于即时通讯往往被认为属于一次性的沟通。而电子邮件则提供了持久性方面的保证。它至少可以坚持到服务器下次崩溃之前。

所在岗位对请求、所发送信息和个人情况的专业要求。在对其它人的工作带来影响之前,利用这种方式自己进行介绍并说明所要求的事情是礼貌的。通过对要求进行精心设置,也可以让其它人更方便作出回应。

因此,无意冒犯灰色女士(纽约时报的昵称)的作者们,但问题的关键不在于年轻人使用即时通讯而其它人选择电子邮件。而是不管什么人都应该利用正确的工具进行工作,以达到沟通交流准确工作富有成效的目的。

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Guest
引用   删除2011-03-01 14:05:03

1

Guest
引用   删除2011-02-27 08:20:53

1

Guest
引用   删除2011-02-25 11:42:34

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Wayne Turmel

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个人介绍: Wayne Turmel是Greatwebmeetings.com的总裁,也是全球最成功的播客(podcasts)网站之一——The Cranky Middle Manager Show(http://www.crankymiddlemanager.com/)的拥有者。他的书6 Weeks to a Great Webinar: Generate Leads and Tell Your Story to the World(暂定中译名:六周就成为伟大的网络讲演人:激发领导力并把你的故事告诉全世界)是亚马逊网上书店(Amazon.com)正受追捧的互联网演讲类书籍。你可以通过这个网址:http://twitter.com/greatwebmeeting,访问他的Twitter。