如何成功的进行虚拟会议
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时间:2011-08-11 12:25:41 作者:Wayne Turmel

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虚拟团队需要虚拟会议。这似乎是显而易见的,那些效率高的团队应该有很好的、富有成效的会议。然而,我们中的大多数人做工作并不是因为我们参加的虚拟会议。一个领导者能做什么呢?

技术可以用来处理通信问题。有很多出名的虚拟会议工具如WebEx和GoToMeeting,和一些鲜为人知的工具如Via3和WebConferencePro,这些工具在使用正确和有充分计划的前提下都会起到很好的作用。我们问LucidMeetings总裁不管你使用什么工具,你的计划中包括什么内容?
 
LucidMeeting是一个独特的工具,因为它主要关注的不是展示,而是一些像创建议程、捕捉行动项目和会议纪要的简单易用的工具。我们让LucidMeetings的总裁Christopher Gift告诉我们一个好的网络会议是如何造就出来的?

进行一个良好的网络会议面临的独特挑战是什么?

大多数虚拟会议工具设计出来的主要目的是分享演示文稿和屏幕,这些对于卖演示文稿或者研讨会来说是很好的工具。但当一个团队或者委员会以虚拟的方式会面时,通常会有很多事情要做而不止是一张幻灯片。如果你想和团队成员之间进行一个良好的虚拟会议,你应该遵循面对面会议的最佳实践:提供明确的会议议程、领导集中讨论、捕获决议并且进行后续跟进。

根据Gift的说法,进行一次成功的会议需要三个步骤:

会议前

有一个目标和会议议程。在你召开会议之前,你应该知道你想达到什么目标以及能帮助你达到这一目标的讨论点或者议程。如果你希望小组在会议中作出决定,你需要提前确保他们有做决定所需的信息。如果人们没有准备,不知道目标是什么,你怎么能期望他们成功?

找到正确的参与者。你需要找到合适的人来参加一次伟大的会议。虚拟会议可能会更复杂,因为你需要确定处在不同时区的人是否都有时间。一旦确定开会时间,你还需要确定是不是所有重要的参与者都准备参加虚拟会议。他们能够用电脑或者其他设备进入会议软件吗?电话会议在参与者的国家是否可用?他们以前是否用过会议软件,是否在会议之前需要引导和培训?你希望把会议重点放在目标上而不是软件上,所以要确保主要参与者有机会提前熟悉软件。

实践。在使用新软件与更大的团队开会之前,一定要至少测试一次会议软件是否好用。不管软件有多简单,也不管你对技术如何精通,每个工具是不一样的。没有人想让他们的学习曲线变成团队的娱乐,因为还有更重要的事情要做。

会议期间

保持正确的轨道。这意味着会议领导者需要关注时间,长话短说,并保证会议议程流畅。这就是说,参与到团队中和给大家留讨论空间都很重要。这就是你起初为什么让这些人开会的原因。

指定一两个做会议记录的人。你需要结果的记录,这可以使人们保持参与,也是过程的一部分。

总结下一步该做的事情。通常开会的目的是确定团队需要的决定或者需要做什么事情。领导的工作是让大家离开的时候知道自己具体该做什么。

会议后

上一个会议圆满成功,确定下一次会议时间。要想下一次会议成功,首先应该确保第一次会议成功,然后清楚地确定下一步以及下次会议时间。如果你的团队成员在一个集中参与的会议之后知道他们该做什么,知道他们什么时候还会再次被召集在一起汇报工作进展,那么你在养成有效的会议习惯上的做法是正确的。

与团队成员一起检查什么起作用,什么不起作用。与团队成员一起检查什么起作用什么不起作用也是一个好主意,确保你不跌入错误的深渊,不让团队成员失去兴趣很重要。

不管你使用类似于Lucidmeetings这样的精密工具,像WebEx这样的普通工具或者电话会议和草稿纸,在会议之前、会议中和会后的准备工作都会提高会议成功的机会。
 

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引用   删除2017-04-28 18:08:37

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Wayne Turmel

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个人介绍: Wayne Turmel是Greatwebmeetings.com的总裁,也是全球最成功的播客(podcasts)网站之一——The Cranky Middle Manager Show(http://www.crankymiddlemanager.com/)的拥有者。他的书6 Weeks to a Great Webinar: Generate Leads and Tell Your Story to the World(暂定中译名:六周就成为伟大的网络讲演人:激发领导力并把你的故事告诉全世界)是亚马逊网上书店(Amazon.com)正受追捧的互联网演讲类书籍。你可以通过这个网址:http://twitter.com/greatwebmeeting,访问他的Twitter。